Yasal Bilgilendirme

KEDU platformuna üye olarak, hizmetlerimizi kullanırken uymanız gereken kuralları kabul etmiş sayılırsınız.

1. Hizmet Kapsamı

Haliç AI asistanı, akademik başarıyı desteklemek amacıyla ders notu analizi ve çalışma planı sunar.

2. Kullanıcı Sorumlulukları

Kullanıcılar, Haliç Üniversitesi kurumsal e-posta adreslerinin güvenliğinden bizzat sorumludur.

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Haliç Üniversitesi tarafından işletilen KEDU Chatbot hizmeti kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları

KEDU Chatbot hizmetinin kullanılması halinde; öğrenci numarası gibi tanımlayıcı bilgiler, öğrencinin ders kayıtları, ders programı, sınav ve not bilgileri gibi akademik veriler, ÖBYS erişim kayıtları ile sorgu ve işlem logları, sistem kullanımına ilişkin zaman ve işlem bilgileri ile Chatbot'a iletilen her türlü soru, talep, komut ve mesaj içerikleri, kullanıcının yönelttiği soruya uygun ve doğru yanıtın üretilebilmesi için işlenebilmektedir.

Öğrencinin bireysel talebi üzerine, ÖBYS kayıtlarında yer alan ders, program ve not bilgileri gibi yalnızca talep konusu ile sınırlı akademik veriler anlık olarak sorgulanır ve sonuç bilgisi ilgili dijital hizmet üzerinden öğrenciye iletilir. Bu kapsamda Chatbot'a girilen mesaj içerikleri, yanıtın üretilebilmesi için yurt dışında (ABD) bulunan sunucular üzerinde işlenebilir ve saklanabilir; ÖBYS kaynaklı veriler ise mümkün olan en dar kapsamda kullanılır ve kimliği doğrudan belirleyici unsurlardan arındırılarak değerlendirilir.

Bu kapsamda işlenen kişisel veriler; kullanıcının yönelttiği soruya uygun ve doğru yanıtın üretilebilmesi, öğrenciye kendi akademik durumuna ilişkin güncel bilginin iletilebilmesi ve sistemin güvenli, izlenebilir ve denetlenebilir şekilde işletilebilmesi için işlenir. Bu kapsamda ÖBYS'de yer alan diğer kişisel verilere erişim sağlanmaz, sistemler arasında toplu veya sürekli veri aktarımı yapılmaz ve kimlik doğrulaması sonrasında yalnızca yanıt üretimi için zorunlu olan veri unsurları veri minimizasyonu ilkesi uyarınca değerlendirilir.

Yanıt üretimi aşamasında kimliği doğrudan belirleyici nitelikteki bilgiler ayrıştırılarak anonimleştirilmiş veya maskeleştirilmiş veri setleri kullanılır; bu şekilde işlenen veriler başka bir amaçla kullanılmaz, herhangi bir profil çıkarma faaliyetine veya münhasıran otomatik işlemeye dayalı karar verme süreçlerine konu edilmez.

2. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Chatbot arayüzü üzerinden tarafınızca yapılan kullanıcı girdileri ile Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi (ÖBYS) arasında yalnızca talep anında kurulan anlık ve sınırlı teknik entegrasyon vasıtasıyla, tamamen elektronik ortamda ve otomatik yöntemlerle toplanmaktadır. Bu kapsamdaki veri işleme faaliyetleri, 6698 sayılı KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasında öngörülen hukuki sebeplere dayalı olarak yürütülmektedir.

Bu kapsam dışında kalan veri işleme faaliyetleri bakımından ise açık rızanıza dayanılarak işlenmektedir.

3. Kişisel Verilerin Aktarılması ve Yurt Dışına Aktarım

Kullanıcı tarafından Chatbot arayüzüne girilen metinsel içerikler ile ÖBYS'den elde edilerek kimlikle doğrudan ilişkilendirilemeyecek hâle getirilen veriler, chatbot hizmetinin teknik altyapısının yurt dışında bulunması nedeniyle bu altyapıyı sağlayan sunuculara aktarılabilmektedir. Aktarım; doğal dil işleme süreçlerinin yürütülmesi, soruların sistem tarafından yorumlanarak uygun yanıtın üretilmesi ve hizmetin kesintisiz ve güncel şekilde sunulması amaçlarıyla gerçekleştirilir.

ÖBYS kaynaklı veriler, aktarım öncesinde ilgili kişiyle doğrudan bağlantı kurulmasına imkân vermeyecek şekilde anonimleştirilir. Buna karşılık kullanıcının kendi iradesiyle girdiği prompt içerikleri, içeriğine bağlı olarak kişisel veri barındırabilir.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı, 6698 sayılı KVKK'nın 9. maddesi uyarınca açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilmektedir.

4. Kişisel Verilerin Saklanması ve Güvenliği

Kişisel veriler, yalnızca ilgili işleme amacıyla sınırlı ve gerekli olan süre boyunca muhafaza edilmekte, bu sürelerin sona ermesiyle birlikte mevzuata uygun şekilde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Veriler, yetkisiz erişim ve hukuka aykırı işleme risklerine karşı uygun teknik ve idari güvenlik tedbirleri ile korunmakta; gerçekleştirilen tüm erişim ve işlem faaliyetleri kayıt altına alınarak izlenebilir ve denetlenebilir bir yapı içerisinde yürütülmektedir.

5. Veri Sahibinin KVKK Kapsamındaki Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmiş olması halinde buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve verilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme
• Kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep etme
• Bu kapsamda yapılan işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

Bu haklarınıza ilişkin başvurularınızı, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen diğer başvuru yöntemleri aracılığıyla 5. Levent Mah. 15 Temmuz Şehitler Cad. No:14/12 Eyüpsultan / İstanbul adresine iletebilirsiniz. Üniversite, talebinizi niteliğine göre en geç otuz gün içinde sonuçlandırır.

Kişisel verilerinizi yetkisiz erişime, değiştirmeye veya silmeye karşı korumak için talep göndermeden önce kimlik bilgilerinizi doğrulamanız istenebilir. Hileli ya da kötü niyetli faaliyetlerden şüphelenilirse doğrulama için ek kişisel veri ve ikamet kanıtı sağlamanız istenebilir. Kimliğiniz doğrulanamadığı takdirde talep işleme alınmayabilir.

6. Hizmetin Niteliğine İlişkin Bilgilendirme

Chatbot tarafından üretilen yanıtlar tamamen otomatik sistemler aracılığıyla oluşturulmakta olup Üniversitenin resmî, kurumsal veya bağlayıcı görüşü niteliği taşımaz. Sunulan içerikler profesyonel, hukuki veya idari danışmanlık yerine geçmez ve yalnızca genel bilgilendirme amacıyla sağlanır. Sistem, sürekli geliştirilen bir teknolojiye dayanması nedeniyle bazı durumlarda eksik, hatalı veya uygun olmayan çıktılar üretebilir; bu nedenle oluşturulan yanıtların tek başına kesin ve nihai bilgi olarak değerlendirilmemesi esastır.

7. Üçüncü Kişilerin Kişisel Verileri

Hizmeti kullanırken üçüncü kişilere ait kişisel verileri, hukuka uygunluk ve ilgili kişinin bilgisi/onayı olmaksızın paylaşmamanız gerekmektedir.

8. Aydınlatma Metnine İlişkin Güncellemeler

İşbu Aydınlatma Metni, değişen mevzuat hükümleri, teknik gereklilikler veya hizmet süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda Haliç Üniversitesi tarafından her zaman revize edilebilir. Metin üzerinde değişiklik yapılması halinde güncel versiyon ve yürürlük tarihi ilgili dijital ortamda yayımlanır. Yürürlükteki mevzuat uyarınca ayrıca bir bildirim yapılmasının zorunlu kılınmadığı hallerde, yayımlanan güncel metin kullanıcılar bakımından ayrıca bir bildirime gerek olmaksızın hüküm ve sonuç doğurur.

Haliç Üniversitesi tarafından sunulan KEDU Chatbot hizmetini kullanmadan önce lütfen bu Açık Rıza Metni'ni dikkatlice okuyunuz.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca, aşağıda detayları belirtilen kişisel verilerimin işlenmesine ve yurt dışına aktarılmasına ilişkin detaylı bilgilendirmeyi içeren KEDU Chatbot Aydınlatma Metni'ni okuduğumu, anladığımı ve bu kapsamda bilgilendirildiğimi beyan ederim.

Bu doğrultuda, KEDU Chatbot hizmetinden yararlanabilmem amacıyla;

1. İşlenen Kişisel Veriler

Chatbot arayüzüne tarafımca girilen her türlü metinsel içerik, soru, komut ve açıklamaların (kullanıcı girdileri/promptlar) ve yalnızca tarafımdan iletilen bireysel talep üzerine, Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi (ÖBYS) kayıtlarında yer alan ders programı, ders kayıt, sınav ve not bilgileri gibi akademik verilerime ilişkin sorgu sonuçlarının işlenmesine,

2. İşleme Amaçları

Chatbot hizmetinin sunulabilmesi ve işletilmesi, sorularımın yanıtlanması, taleplerimin karşılanması, bana özel bilgi ve yönlendirmelerin sağlanması ve öğrenci işlerine ilişkin sorularıma doğru ve anlık yanıtlar verilebilmesi amaçlarıyla işlenmesine,

3. Yurt Dışına Aktarım

Chatbot hizmetinin teknik altyapısını sağlayan ve yapay zeka algoritmalarını barındıran sunucuların Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunması nedeniyle, yukarıda belirtilen kişisel verilerimin (kullanıcı promptları ve ÖBYS'den çekilen anonimleştirilmiş bilgiler) hizmetin sağlanabilmesi, yorumlanabilmesi, doğal dil işleme süreçlerinin yürütülmesi, yanıt üretimi ve sistem güvenliğinin temini amaçlarıyla Amerika Birleşik Devletleri'ndeki sunuculara aktarılmasına açık rıza veriyorum.

Rızanın Geri Alınması

Açık rızamı dilediğim zaman geri alma hakkına sahip olduğumu; geri alma talebimin ileriye etkili sonuç doğuracağını ve geri alma tarihine kadar gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygunluğunu etkilemeyeceğini biliyorum.

Açık rızamı geri almak istemem halinde, KEDU Chatbot Aydınlatma Metni'nde belirtilen başvuru yöntemleriyle Haliç Üniversitesi'ne başvurabileceğimi kabul ederim.